Mutuelle entreprise : quelles démarches pour l’employeur ?
Une nouvelle disposition qui, comme la loi obligeant les entreprises à déclarer une domiciliation commerciale (il est encore temps de vous mettre à jour), va nécessairement modifier les habitudes des employeurs. Si vous êtes dirigeant d’une entreprise, découvrez les nouvelles démarches qui vous attendent.
Le choix du contrat de mutuelle
Le choix de l’organisme assureur est dorénavant totalement libre. Profitez-en pour comparer les offres des différents assureurs afin de sélectionner le contrat de mutuelle le plus adapté à votre domaine d’activité. Vérifiez également que ce contrat respecte la couverture santé minimale prévue dans votre convention collective, si elle existe.
Si aucun accord n’a été trouvé au 1er janvier 2016, vous devez choisir un contrat de mutuelle de manière unilatérale. Il va de soi qu’en plus du panier de soins minimal défini par la loi, les prestations retenues doivent être en adéquation avec le domaine d’activité de l’entreprise et les besoins des salariés.
La rédaction de la DUE
En cas de mutuelle instaurée par Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE), vous êtes dans l’obligation de formaliser, par écrit, les engagements que vous allez prendre à l’égard de vos salariés. Dans ce document, que vous remettrez à chaque salarié, vous devez au moins faire figurer les informations suivantes :
- le rappel du caractère obligatoire de l’adhésion et les cas de dispense ;
- le choix de l’organisme ;
- la liste des bénéficiaires ;
- les garanties choisies ;
- le mode de financement ;
- le principe de portabilité ;
- le début de la prise d’effet et la durée du contrat.
Enfin, après avoir souscrit un contrat de mutuelle santé, n’oubliez pas de faire le point tous les ans avec l’organisme assureur pour faire évoluer le contrat, au besoin.
L’adhésion des salariés et les cas de dispense
Certains contrats de mutuelle donnent la possibilité aux salariés d’opter pour une option individuelle, intégralement à leur charge, qui vient s’ajouter au socle commun. Un entretien en tête à tête avec chaque employé vous permettra de faire émerger les besoins globaux et de discuter d’une éventuelle option individuelle, si certains salariés présentent des besoins spécifiques.
Par ailleurs, si la mutuelle est obligatoire sur le principe, le salarié peut demander une dispense dans certaines situations. En général, lorsqu’il dispose déjà d’une mutuelle personnelle ou lorsqu’il est déjà affilié à la mutuelle de son conjoint.
Attention néanmoins à bien vérifier la légitimité de la demande de dispense. Le salarié qui refuse la mutuelle d’entreprise doit être en mesure de fournir des justificatifs (attestation, échéancier qui présente la date de fin du contrat). En outre, pensez à vérifier chaque année que la dispense est toujours justifiée.